Dari Mata Kuliah Event, terbitlah COLOVAL (Colorful Preloved Festival) 2018

Colorful Preloved Festival (COLOVAL)

    

    Pada tahun 2018, tepatnya saya memasuki semester yang paling menyenangkan sekaligus menantang yaitu semester empat dalam masa perkuliahan. Di semester ini bisa dikatakan saya cukup produktif dalam masa perkuliahan. Pada saat itu saya aktif dalam berbagai organisasi seperti Rencang, dan BEM serta bertanggung jawab sebagai ketua dari SAA(Student Association Awards). Pada semester ini kami sebagai mahasiswa/i yang mengambil jurusan ilmu komunikasi diwajibkan untuk mengambil mata kuliah Event.  Tidak dipungkiri lagi, Universitas Multimedia Nusantara memang membekali para murid dengan teori serta praktik sebagai bentuk implementasi. 

    

    Setelah mendapat toeri yang cukup, angkatan kami yang terdiri dari 6-7 kelas pada saat itu bertanggung jawab dalam event masing-masing. Satu kelas akan mewakili satu event. Kelas kami memilih fokus ke penjualan barang bekas yang layak pakai. Seperti namanya, tema dari kegiatan ini adalah Colorful Carnaval, tema ini berkaitan dengan keceriaan dan kreatifitas dari para mahasiswa untuk memadukan beberapa unsur seperti hal terkini dan juga hal positif. Hal positif yangdimaksudkan pada kegiatan ini adalah kami memadukan unsur charity. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk membangun kesadaran manusia tentang artinya peduli kepada sesama. Barang-barang preloved didapatkan dari para Influencer beserta toko online thrift shop yang kemudian sebagian hasil penjualan akan disumbangkan kepada pihak YKAKI (Yayasan Kanker Anak Kanker Indonesia).

     

     Kegiatan ini juga diselenggarakan dua hari dengan cara utama yaitu lelang produk preloved, talkshow bersama influencer, dan penampilan para performance. Ada pun konten dan pengisi acaranya adalah sebagai berikut.

1. Booth: Toko Thrift shop, Influencer, Games Booth, Photobooth, dan Food and Beverages.
2. Talk show: Dilakukan bersama Influencer dan Badan Amal
3. Stage: sebagai tempat berlangsungnya lelang, talkshow, penampilan performance, dan lain-lain.

         Adapun dokumentasi pada saat pre-event dan event dapat di lihat di sini.

         Pada masa ini, saya bertanggung jawab sebagai Koordinator dari divisi Sponsorship. Dalam waktu yang relatif dikatakan singkat (tiga bulan) kami berhasil mengumpulkan lima sponsor antara lain; FlavorBliss, Sosro, Le minerale, Hippo, Eltra, dan Jakarta Sablon. Pengalaman ini merupakan pertama kalinya bagi saya untuk menjadi sponsor di sebuah kegiatan dan langsung dipercaya untuk menjadi Koordinator. Sempat bingung, tetapi itu tidak menjadi alasan untuk tidak bisa. Setelah mengetahui tanggung jawab yang diberikan, saya langsung menyusun daftar hal-hal yang harus saya lakukan.

        Hal yang pertama kali saya lakukan adalah berkonsultasi dengan para senior yang sudah pernah ada pengalaman di bidang sponsorship. Pada dasarnya manusia adalah makhluk sosial yang tidak bisa hidup sendiri, maka dari itu bantuan orang lain sangat berguna untuk menjalankan kehidupan. Begitu pula yang saya rasakan pada saat meminta informasi mengenai sponsorship pada orang-orang yang sudah expert. Alhasil, saya jadi tahu bagaimana dan langkah apa yang harus diambil ke depannya, dan apa yang harus saya arahkan kepada para anggota tim sponsor lainnya bahkan mendapat list kontak calon sponsor untuk dihubungi.

        Kedua, melakukan komunikasi yang strategis kepada para anggota. Setelah mengetahui berbagai informasi, maka selanjutnya saya mengomunikasikan hal-hal yang nantinya penting dan harus dijalankan kepada para anggota. Mulai dari menyusun konsep nilai-nilai keuntungan yang akan ditawarkan, serta cara negosiasi yang baik kepada para calon sponsor.

      Ketiga, membagi tugas seadil mungkin. Dengan adanya pembagian tugas, setiap anggota tim mendapat tanggung jawab dan kepercayaan masing-masing. Pada tahap ini saya membagi sponsor menjadi sponsor utama dan sponsor pendukung. Sponsor utama adalah list calon sponsor yang perusahaannya berkaitan erat dengan event yang akan kami selenggarakan. Sedangkan untuk sponsor pendukung adalah calon sponsor yang bersedia membantu dalam hal lainnya seperti food & beverages. Tim kami terdiri dari empat orang termasuk koordinator. Sehingga saya membagi dua tim kecil lagi yang bertanggung jawab atas sponsor utama serta pendukung. Namun, pada kenyataannya pada saat kerja kami berempat saling membantu satu sama lainnya dalam berdiskusi lebih lanjut mengenai konsep nilai keuntungan yang akan ditawarkan hingga negosiasi kepada pihak lebih lanjut.

        Keempat, tahap yang penting untuk dilakukan adalah evaluasi. Setelah melakukan sebuah kegiatan baiknya dilakukan evaluasi untuk meninjau kinerja yang telah dilakukan. Dari hasil evaluasi tersebut juga dapat dilihat hal mana saja yang perlu di cut  atau dikembangkan. Perlu diingat evaluasi bukan ajang untuk menjatuhkan tetapi untuk berkembang.

     Sungguh sebuah pengalaman yang bermanfaat bagi saya karena bisa belajar mengenai sponsor, bertemu dengan orang-orang baru, melakukan negosiasi win-win solution, serta leadership. Kelas kami juga merupakan satu-satunya kelas yang dapat dikatakan berhasil dengan indikator surplus (mendapat keuntungan) setelah menjalankan kewajiban kami untuk menyumbangkan hasil ke YKAKI sehingga kami dapat menyumbangkan hasil lebih dari apa yang telah kami targetkan. Kunci utama dari sebuah kesuksesan kegiatan adalah koordinasi, semangat, dan memberikan yang terbaik dari dirimu.